KIRJOITUSTAIDOT NYKYTYÖELÄMÄSSÄ

Työpaikkailmoituksissa silmiin pistää usein vaatimus hyvistä vuorovaikutustaidoista, mikä yleensä yhdistetään suulliseen ilmaisuun. Kuitenkin kirjoittamalla hoidetaan töissä yhä enemmän asioita: siis vuorovaikutetaan kirjaimilla. Näin ollen kirjoitustaidot nykytyöelämässä tulisi nostaa selvemmin rekrytoinneissa vuorovaikutustaitojen toiseksi, yhtä tärkeäksi osaksi.

LYHYET TEKSTIT VAATIVAT OLEELLISEN TIIVISTÄMISTÄ

Vuosia sitten julkisen sektorin hallintopuolen johtaja totesi, ettei nykyään tarvita kummoisia kirjoitustaitoja, koska on Twitterit ja somet, joihin kirjoitetaan vain lyhyesti. Hänen mielestään oli turhaa olla huolissaan kirjoitustaitojen huononemisesta tai panostaa niiden opettamiseen peruskoulussa. Olin ällikällä lyöty.

Nimittäin jokainen taitava tekstien tekijä tietää, että mitä pienempi on palstatila, sitä tarkemmin jokainen sana pitää harkita. Myös suomen kielen lauserakenteet ja taivuttelut pitää olla hallinnassa sidossanojen kera.

Tiivistäminen vaatii vielä asian sisäistämistä, jotta ylipäänsä voi poimia oleellisen omin sanoin. Kopiointi ei tässä toimi, ellei sitten halua vain töksäyttää tai tehdä luetteloa. Tämä kaikki edellyttää paljon kirjoitusharjoittelua ja monipuolista lukemista luonnistuakseen sujuvasti.

Kirjoitustaidot nykytyöelämässä joutuvat siis kovaan testiin: ihmisten kiireen ja kärsimättömyyden vuoksi teksteiltä vaaditaan napakkuutta ja samalla tärkeimmän sanomista sujuvasti. Painetta vielä lisää, että myös tekstin joutuu tekemään usein vauhdikkaasti.

Olen monilta johtavassa asemassa olevilta kuullut, etteivät he edes lue loppuun sellaisia viestejä, jossa asiaa vain pyöritellään eikä pääpointti käy heti kättelyssä selväksi. Kirjoitustaito toimii siis kuin käyntikorttina, sillä jättää tekijästään jäljen.

ASIAKASPALVELUSSA PITÄÄ KIRJOITTAA YSTÄVÄLLISESTI JA SELKEÄSTI

Monet kuvittelevat, että tekoäly hoitaa pian palveluammateissa viestinnän. Ovathan chattibotit jo mukana mm. hoitotarpeen analysoinnissa ja verkkokaupoissa ”myyjinä”. Mihin ihmistä enää tarvitaan kirjoittajana?

Osallistuin itse hiljattain tutkimukseen, jossa selvitettiin chattibotin toiminnan laatua. Minun piti tutustua verkkokaupan tuotteisiin ja sen jälkeen ”keskustella” robotin kanssa valitsemastani tuotteesta. Peruskysymyksiin vastaukset tulivat sutjakasti, mutta ongelmia ilmeni heti, kun laitoin robotin koville kyselemällä vaikeita. Silloin kone alkoi toistaa jo sanottua, mikä ei liittynyt kysyttyyn.

Kun koneet hoitavat rutiinitiedusteluihin vastailut, ihmistyöntekijälle jäävät hankalat asiakkaat, jotka ovat usein lisäksi tuplaärsyyntyneitä, koska kone ei ole osannut vastata. Niinpä kirjoitustaidot nykytyöelämässä sisältävät ystävällisen ja samaan aikaan selkeän tekstin kirjoittamisen taidot, mikä on useille uutta ja haastavaa.

Kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa voi pehmentää ja selkeyttää ilmaisuaan äänenpainoin ja ilmein, mutta kirjoitettu teksti on helposti tavattoman tylyä. Jotta teksti ”ystävällistyy” on käytettävä mm. konditionaalia, ilmaisua lieventäviä partikkeleita ja korostettava ymmärrystä, pahoittelua, kiitollisuutta tai muuta tunnetta sanoin. Muutoin ei rakennu luottamusta hankalan asian hoitoon.

Itä-Suomen yliopiston luottamustutkija Taina Savolainen kertoi luennollaan, että vuorovaikutuksesta elää yksi käsittämätön myytti: kuvitellaan, että kaikki ihmiset ymmärtävät lauseen, kuten kirjoittaja tai puhuja on tarkoittanut. Itse olen huomannut jopa taitavien kirjoittajien astuvan tähän ansaan.

Luottamus yritykseen, asiantuntijaan tai palveluun rikkoutuu nopeasti, jos ei osaa käyttää kieltä luottamuksen rakentamiseen taitavasti. Onkin mielestäni käsittämätöntä, miten surkeilla kirjoitustaidoilla asiantuntijana voi olla töissä. Tarve kirjoituskoulutukselle on monissa yrityksissä melkoinen.

Kannattaisiko rekrytoinnin ohessa tehdä kirjoitustaitotesti suullisen haastattelun ohessa? Niin paljon olen kuullut ja nähnyt esimerkkejä korkeakoulutason ammattilaisten käsittämättömän surkeista teksteistä.

OMAN ASIAN LOBBAUS EDELLYTTÄÄ VAKUUTTAVAA PERUSTELUA JA KUVAILEVAA TARINOINTIA

Nykyään asiantuntijatyössä jokaisen tulee osata markkinoida itseään. Täytyy tehdä apurahahakemuksia, portfolioita, olla esillä somessa. Yrittäjät tekevät tarjouksia, mainoksia ja päivittävät nettisivujaan. Pitää herättää huomio, sopivasti erottua ja jäädä mieleen. Sanalla sanoen nykytyöelämässä kirjoitustaidot sisältävät osana mainoskirjoitustaidot; jokainen joutuu osin toimimaan oman elämänsä ”copywriterina”.

Oman asian edistämisen peruspilari on uskottavan, loogisen perustelemisen taito. Tulisi osata vedota niin tunteeseen kuin järkeenkin monipuolisin keinoin. Tietenkin perustelut pitää myös sovittaa kohderyhmään osuviksi, ettei työ mene hukkaan.

Pelkkä syiden listauskaan ei usein riitä, vaan ne tulisi osata avata tukivirkkein, jotta lukija ymmärtäisi. Kaiken kruunaavat retoriset taidot eli kielen tehokeinot sanavalintoineen ja lauserakenteineen. Niillä kirjoittaja vangitsee lukijan huomion, koska ne elävöittävät sanottavan ja tuovat sen lähelle lukijaa.

Ennen myyntitykki puhui kuulijat ostamaan – nykyään asiantuntija kirjoittaa lukijat peukuttamaan ja jakamaan. Usein se tapahtuu nimenomaan tarinoimalla. Mediassa jopa uutiset ja kolumnit ovat   tarinallistuneet ja mainoksissa käytetään tarinoita, koska ne myyvät. Ihmisillä on loputon kiinnostus tarinoihin, joissa kuljetaan vaikeuksien kautta voittoon.

Niinpä asiantuntemus kannattaa pukea tarinamuotoon: minkä ongelman ja tuote tai palvelu ratkaisee. Haasteena tarinassa on, että pelkällä tapahtumien selostuksella ei pitkälle pötkitä, vaikka juoni olisi miten mainio. Mukaansatempaava tarina nimittäin rakentuu kiinnostavan henkilön ja taitavan kerronnan ympärille. Taitava tarinoija koukuttaa lukijan vuoroin piilottamalla ja vuoroin paljastamalla, kuvaillen ja vihjaillen.

VERKKOON KIRJOITETAAN ILMAVASTI, SELATTAVASTI JA ESTEETTISESTI

Itselleni nykytyöelämän kirjoitustaidot tulivat esiin some-maailmaan pakkosukeltaessa. Isoin kirjoittamishaaste oli tekstin annostelun uudelleen oppiminen. Pitkät kappaleet joutui heittämään romukoppaan, satsaamaan väliotsikointiin ja miettimään tekstin asettelua erilaisille näytöille. Myös kuvien tuominen tekstin oheen, viestin luontevaksi osaksi, vaati aikaa.

Se mikä toimii paperilla tai tieteellisenä esseenä, ei toimi kännykän ruudulla. Kappaleisiin voi näin ollen kirjoittaa vain pari virkettä, jotta pikkuruudulle muodostuu myös lukemista helpottava kappalejako tekstipuuron sijaan. Monien kirjoittajien helmasynti eli katkeamattoman pitkä lapamatovirke ei toimi pikkukappaleissa alkuunkaan.

Selattavuutta ja samalla hakukoneoptimointia joutuu rakentamaan myös entistä tiheämpien väliotsikoiden avulla. Väliin olisi hyvä laittaa vielä kuvaa, nostoa, faktalaatikkoa ja listaa. Tämä kaikki alkaa muistuttaa toimittajan työtä, jutun kirjoittamista. Omasta elämästä ikään kuin pukataan uutismaisia, tarinallisia juttuja some-liikenteeseen.

MITÄ NYKYTÖISSÄ PITÄÄ OSATA KIRJOITTAMISESTA?

Ensinnäkin pitää kirjoittaa paljon taitavammin kuin ennen. Nimittäin on osattava monia erilaisia tekstilajeja ja kirjoittamisen tyylejä. On myös yksilöllistettävä viestinsä ja toimittava nopeasti, aikapaineessa.

On hallittava tiivis, selkeä ilmaisu, mutta toisaalta on kiedottava lukija tarvittaessa kuvailevien tarinoiden syleilyyn – vakuuttavia perusteluja unohtamatta. Ankaraa tietotekstiä on näin ollen väritettävä ja pehmennettävä kaunokirjallisin keinoin.

Ehkä kaikista suurin haaste on kirjaimilla vuorovaikuttamisen taito. Miten siis kommunikoidaan ihmisen kanssa pelkillä kirjoitetuilla sanoilla? Mistä siihen saa oppia? Tulevatko hymiöt tulevaisuudessa työelämäänkin tunneosoittimiksi vai aletaanko kouluttaa asiakaspalvelijoita uudenlaiseen kielenkäyttöön?